PRIVACY-MCD-1.0-fr
Politique de confidentialité — MailContactDaemon
Politique décrivant le traitement des données à caractère personnel dans MailContactDaemon (professionnels et consommateurs). Distinction claire : (A) données de compte — VHF responsable ; (B) contacts / prospects Client — Client responsable, VHF sous-traitant (DPA = Annexe I des CG).
1. Introduction
La présente Politique de confidentialité (« Politique ») explique comment VHF Solution Unipessoal Lda (« VHF », « nous ») traite les données à caractère personnel dans le cadre de la plateforme MailContactDaemon (« MCD », « le Service »).
MCD peut être utilisé par des professionnels et par des consommateurs. La création de compte est réservée aux personnes âgées d’au moins 18 ans et juridiquement capables ; VHF ne cible pas les mineurs en tant qu’utilisateurs de MCD.
Siège : Rua das Oliveiras 35, 4520-626 São João de Ver, Santa Maria da Feira, Portugal. NIPC : 517 024 489. Contact privacy : privacy@mailcontactdaemon.com.
2. Deux rôles distincts (A / B)
A. Données de compte MCD — VHF est responsable du traitement : identité et compte des Utilisateurs, authentification, facturation / abonnement, support adressé à VHF, sécurité plateforme / journaux d’audit, preuves d’acceptation des documents juridiques, données d’usage nécessaires à l’exploitation du Service.
B. Contacts / prospects / destinataires du Client — le Client est responsable du traitement ; VHF agit en sous-traitant pour fournir MCD. Les conditions binding sont l’Annexe I des Conditions Générales (DPA), consultable aussi via /legal/dpa.
Le fait que MCD permette techniquement l’import de contacts, la gestion de campagnes, la configuration d’expéditeurs et l’envoi ne constitue PAS une validation de licéité par VHF. Le Client demeure responsable des bases juridiques, des Destinataires et des contenus.
3. Section A — Données de compte (VHF responsable)
Catégories typiques : identifiants de compte (e-mail professionnel, nom d’affichage), credentials d’authentification (mots de passe hachés / tokens de session), rôles et appartenances aux Organisations, préférences d’interface (langue, Organisation active côté navigateur), données de facturation (références Stripe, statut d’abonnement), échanges de support, événements d’audit (acteur, action, before/after, corrélation — IP / User-Agent non systématiquement peuplés), preuves d’acceptation des documents juridiques, métriques d’usage nécessaires aux quotas / plans.
Finalités : création et gestion du compte ; authentification et session ; facturation via Stripe et miroir / facturation fiscale via Odoo et TOConline (hors runtime MCD direct pour TOConline) ; support ; sécurité, prévention des abus et journalisation d’audit ; exécution du contrat SaaS ; obligations légales applicables.
Bases juridiques (selon le cas) : exécution du contrat / mesures précontractuelles ; intérêts légitimes (sécurité, anti-abus, amélioration limitée du Service) ; obligations légales ; consentement lorsque requis pour certaines communications non essentielles.
4. Section B — Données Client (Client responsable, VHF sous-traitant)
Catégories typiques traitées pour le compte du Client : contacts / listes / champs métier ; templates et contenus de campagne ; destinataires et métadonnées d’envoi ; événements techniques d’envoi (y compris l’acceptation technique par le fournisseur d’envoi, ouvertures / clics si suivi actif, rejets) ; réponses inbound / Catch Leads ; exclusions / unsubscribe ; assets e-mail ; identifiants chiffrés vers Microsoft Graph / Entra ou SMTP/IMAP configurés par le Client.
Finalités déterminées par le Client : campagnes, envoi via ses fournisseurs, suivi technique, réponses inbound, statistiques. VHF n’utilise pas ces données pour son marketing propre ni pour enrichir des bases tierces.
Les bases juridiques à l’égard des Destinataires incombent au Client. Détail contractuel : DPA = Annexe I des CG.
5. Traitements réellement opérés dans MCD
Création de compte et vérification d’e-mail ; authentification et cookie de session vhf_session ; facturation Stripe (checkout hébergé + webhooks) et facturation commerciale / fiscale via Odoo / TOConline ; support ; sécurité et journaux d’audit ; gestion d’Organisations, contacts, campagnes et envois ; réponses inbound / Catch Leads ; stockage des données Microsoft / SMTP nécessaires à l’envoi ; mesures d’usage / quotas ; enregistrement de l’acceptation des documents juridiques après authentification.
Assistance IA (OpenAI / Azure OpenAI) uniquement si activée pour l’organisation / plateforme ; des compteurs d’usage peuvent être enregistrés.
6. Destinataires et sous-traitants
Selon le traitement : équipes VHF habilitées ; Microsoft Azure (hébergement Spain Central) ; Stripe (paiements) ; Odoo / TOConline (facturation) ; Microsoft Graph / Entra (envois plateforme ou connexions Client) ; OpenAI / Azure OpenAI si IA activée.
Les fournisseurs d’envoi choisis et contrôlés par le Client (tenant Microsoft 365, SMTP, IMAP) ne sont pas des sous-traitants de VHF pour l’exécution de l’envoi des campagnes du Client.
VHF ne vend pas les listes de Destinataires du Client.
7. Hébergement et transferts
Infrastructure principale : Microsoft Azure — Spain Central — Union européenne.
Certains sous-traitants (Stripe, OpenAI, etc.) peuvent impliquer des traitements hors EEE. Lorsqu’un transfert international est nécessaire, VHF a recours à une décision d’adéquation, aux clauses contractuelles types de la Commission européenne (CCT / SCC), ou à un autre mécanisme valide reconnu par le droit applicable. Pour plus d’informations : privacy@mailcontactdaemon.com.
Polices hébergées au build de l’application : pas d’appel runtime à des services externes de polices pour ces polices.
9. Conservation
Politiques internes de conservation MCD (décisions produit documentées — pas des délais statutaires inventés présentés comme obligations légales chiffrées).
Pendant la fourniture du Service / relation contractuelle : conservation des données nécessaires à l’exécution (compte, Organisations, Données Client opérationnelles).
Fermeture de compte : suspension immédiate ; réouverture possible pendant trente (30) jours ; après trente (30) jours sans réouverture, purge des données opérationnelles MCD du compte (organisations, contacts, campagnes, etc.).
Preuves d’acceptation des documents juridiques (LegalAcceptance) : conservation interne de cinq (5) ans après suppression du compte.
Tombstone billing (DeletedClientBillingTombstone) : conservation interne de vingt-quatre (24) mois après la fin définitive de la relation Stripe.
Logs techniques OperationalEvent : conservation interne de quatre-vingt-dix (90) jours, sauf incidents ERROR / CRITICAL non résolus qui peuvent être conservés plus longtemps jusqu’à clôture.
Journaux d’audit (AuditLog) résiduels (sans organisation / après purge tenant) : conservation interne de douze (12) mois.
Factures et écritures Odoo / TOConline : hors MCD ; relèvent des systèmes comptables / fiscaux applicables et des obligations légales de VHF — pas de la conservation des campagnes dans MCD.
Suppression d’une campagne par le Client : irréversible dans les systèmes actifs (pas de restauration utilisateur).
Sauvegardes d’infrastructure : le cas échéant, elles ne constituent pas une fonction de restauration utilisateur.
10. Droits des personnes
Selon le RGPD et le droit applicable, les personnes peuvent disposer des droits d’accès, de rectification, de suppression (effacement), de limitation, d’opposition, de portabilité, de retrait du consentement (lorsque le traitement est fondé sur le consentement), et de réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Autorité de référence au Portugal : Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Les personnes peuvent aussi s’adresser à l’autorité de contrôle de l’État membre de l’UE de leur résidence habituelle, de leur lieu de travail ou du lieu de l’infraction alléguée.
Pour les données de la Section A (VHF responsable) : contacter privacy@mailcontactdaemon.com.
Pour les données de la Section B (Données Client) : adresser la demande en priorité au Client (responsable). VHF assiste le Client conformément au DPA (Annexe I des CG).
11. Sécurité
Mesures raisonnables : isolation multi-tenant par Organisation ; chiffrement des identifiants du Client au repos ; cookie de session HttpOnly ; contrôles d’accès applicatifs ; absence de journalisation des secrets / jetons / en-têtes d’autorisation en clair.
Aucune sécurité n’est absolue. Signaler un incident suspect à privacy@mailcontactdaemon.com ou support@vhfsolution.com.
12. Mineurs
La création de compte est réservée aux personnes âgées d’au moins 18 ans et juridiquement capables. VHF ne cible pas les mineurs en tant qu’utilisateurs de MCD.
Les Données Client peuvent inclure des données de mineurs lorsque le Client les introduit. Dans ce cas, le Client demeure responsable du traitement ; VHF agit en sous-traitant conformément au DPA (Annexe I des CG).
13. Modifications
Cette Politique peut évoluer (identité PRIVACY-MCD-1.0-fr). Les mises à jour matérielles peuvent être notifiées et, lorsque requis, soumises à la réacceptation des documents juridiques après authentification.
14. Contact
VHF Solution Unipessoal Lda — Rua das Oliveiras 35, 4520-626 São João de Ver, Santa Maria da Feira, Portugal. Privacy : privacy@mailcontactdaemon.com. Support : support@vhfsolution.com.