Conditions Générales d’Utilisation et de Vente — MailContactDaemon

1. Objet et champ d’application

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (« CG », « CGU-CGV ») régissent l’accès et l’utilisation de la plateforme MailContactDaemon (« MCD », « le Service »), éditée par VHF Solution Unipessoal Lda, société de droit portugais (« VHF », « nous »), NIPC 517 024 489, dont le siège est situé Rua das Oliveiras 35, 4520-626 São João de Ver, Santa Maria da Feira, Portugal.

MCD est un logiciel en tant que service (SaaS) multi-tenant permettant, selon les modules et l’offre souscrite, de gérer des organisations, des contacts, des listes, des modèles, des campagnes e-mail, des expéditeurs (mailboxes), des envois via des fournisseurs connectés par le Client, du suivi technique d’événements (ouvertures/clics), ainsi que des fonctionnalités d’assistance à la rédaction par intelligence artificielle lorsqu’elles sont configurées.

Les CG s’appliquent aux Clients professionnels (B2B) et, lorsque le Service est contracté par un consommateur au sens du droit applicable, également aux consommateurs (B2C), sous réserve des règles impératives de protection du consommateur.

Les CG forment, avec l’offre commerciale applicable (y compris les prix et quotas présentés dans le Service), la Politique de confidentialité, la Politique cookies, les Mentions légales et l’Accord de traitement des données (DPA) figurant en Annexe I — partie intégrante des présentes CG —, le cadre contractuel du Service. L’Annexe II contient le modèle de formulaire de rétractation pour les consommateurs.

En cas de conflit entre documents, sauf disposition impérative contraire : (i) l’offre commerciale / la facturation prévaut pour les prix et le périmètre facturé ; (ii) le DPA (Annexe I) prévaut sur les autres clauses des CG pour le traitement des données à caractère personnel confié à VHF en tant que sous-traitant ; (iii) les CG prévalent pour l’usage du Service.

2. Définitions

« Client » : personne physique ou morale qui crée un compte, souscrit ou utilise MCD, et qui est responsable de ses Organisations et Utilisateurs.

« Compte » : compte de facturation et de titularité du Service associé au Client.

« Organisation » : espace logique multi-tenant isolé, au sein duquel sont stockées et traitées les données du Client.

« Utilisateur » : personne physique disposant d’identifiants lui permettant d’accéder à MCD pour le compte du Client (y compris les utilisateurs invités).

« Données Client » : contenus, contacts, listes, modèles, campagnes, métadonnées d’envoi, assets e-mail et toute autre donnée saisie, importée ou générée par le Client ou ses Utilisateurs dans MCD.

« Destinataires » : personnes physiques ou morales destinataires des e-mails envoyés via MCD à l’initiative du Client.

« Fournisseur » : service tiers d’envoi ou d’identité utilisé pour l’envoi (notamment Microsoft Graph / Microsoft Entra) ou SMTP/IMAP configurés par le Client.

« Acceptation des documents juridiques après authentification » : mécanisme par lequel l’Utilisateur accepte les documents juridiques requis après authentification, avant l’accès complet aux fonctionnalités métier, lorsque ces documents sont publiés et en vigueur dans le Service.

« Free » : offre gratuite avec limites et modules définis dans le Service.

« Paid » : offre payante (mensuelle ou annuelle) avec quotas, modules et expéditeurs selon la configuration choisie.

« Fermeture de compte » : procédure de clôture du Compte par le Client, aux effets décrits dans les présentes CG.

3. Acceptation

Le Service prévoit une inscription publique en offre Free (self-service), sans préjudice d’offres commerciales négociées avec VHF.

En créant un compte, en poursuivant l’utilisation du Service ou en acceptant expressément les CG lorsqu’elles sont présentées, le Client et l’Utilisateur s’engagent à respecter les présentes CG. Le refus empêche l’usage du Service.

Lorsque les documents juridiques sont publiés et en vigueur dans le Service, l’Utilisateur peut être tenu de procéder à l’acceptation des documents juridiques après authentification (acceptation des CG et prise de connaissance de la Politique de confidentialité, notamment). Le DPA constitue l’Annexe I des CG et en fait partie intégrante ; ce n’est pas un document contractuel primaire distinct des CG aux fins d’acceptation.

4. Compte, authentification et sécurité

La création de compte est réservée aux personnes âgées d’au moins 18 ans et juridiquement capables. VHF ne cible pas les mineurs en tant qu’utilisateurs de MCD.

L’authentification s’effectue via un compte Utilisateur. La session est matérialisée par un cookie HttpOnly nommé vhf_session, d’une durée typique de douze (12) heures. Ce cookie n’est pas accessible en JavaScript et n’est pas un cookie publicitaire.

Le Client et chaque Utilisateur sont responsables de la confidentialité de leurs identifiants et de toute activité réalisée sous leur compte. Toute suspicion de compromission doit être signalée sans délai à support@vhfsolution.com.

VHF peut suspendre un compte en cas de suspicion raisonnable d’abus, de fraude, de non-paiement, de violation des CG, ou de risque pour la sécurité du Service ou de tiers.

5. Organisations et multi-tenant

MCD est multi-tenant : les données sont isolées par Organisation. Une préférence d’Organisation active peut être mémorisée dans le navigateur comme préférence d’interface ; les contrôles d’accès serveur demeurent déterminants.

Le Client désigne les Utilisateurs et leurs rôles au sein de chaque Organisation, y compris par invitation. Le Client reste seul responsable des habilitations qu’il confère et des actes des Utilisateurs invités.

Les actions d’administration peuvent être journalisées dans des journaux d’audit. Des champs techniques tels que adresse IP et User-Agent peuvent exister sans être systématiquement renseignés.

6. Responsabilité du Client

Le Client conserve tous les droits sur les Données Client. VHF n’acquiert aucun droit de propriété sur ces données, sous réserve des licences limitées nécessaires pour héberger, traiter, afficher et transmettre le Service.

Les Données Client peuvent inclure des données de mineurs. Dans ce cas, le Client demeure responsable du traitement ; VHF agit en sous-traitant conformément au DPA (Annexe I).

Le Client est seul responsable, de manière détaillée et sans que la liste soit limitative :

(a) Contacts : qualité, exactitude, actualisation et licéité des contacts importés ou gérés dans MCD.

(b) Origine des données : provenance licite des données (collecte propre, import, enrichissement, listes tierces) et respect des droits des personnes concernées.

(c) Listes : constitution, segmentation et tenue des listes, y compris exclusions et listes de blocage.

(d) Destinataires : choix et identité des Destinataires de chaque campagne.

(e) Base légale / consentement : existence et documentation de la base légale applicable (y compris le consentement lorsque requis) pour le traitement et pour l’envoi de communications électroniques marketing ou autres communications réglementées.

(f) Ciblage : critères de ciblage et conformité aux lois applicables.

(g) Contenu des e-mails : textes, images, allégations commerciales, mentions légales obligatoires et conformité du contenu.

(h) Pièces jointes et liens : fichiers joints, URL, redirections et absence de malware, phishing ou contenus illicites.

(i) Campagnes : configuration, calendrier, activation, pause et conséquences opérationnelles des campagnes.

(j) Fréquence et volumes : cadence d’envoi, quotas et risque de spam / réputation.

(k) Domaines et boîtes mail : configuration DNS (SPF/DKIM/DMARC), réputation de domaine et choix des expéditeurs.

(l) Comptes Microsoft / SMTP / IMAP : connexion, permissions, conditions d’usage des fournisseurs choisis par le Client et sécurité de ces comptes.

(m) Anti-spam, privacy et marketing : respect des lois anti-spam, ePrivacy, protection des données, concurrence déloyale, protection des consommateurs et réglementation locale applicable.

(n) Désinscriptions : traitement immédiat et effectif des demandes d’unsubscribe / opt-out et des listes d’exclusion.

(o) Utilisateurs invités : actes, abus et manquements des Utilisateurs autorisés ou invités.

(p) Propriété intellectuelle des contenus : droits sur les textes, images, marques et éléments utilisés dans les campagnes.

Le fait que MCD permette techniquement l’import de contacts, la gestion de listes, la création de campagnes, la configuration d’expéditeurs et l’envoi d’e-mails ne constitue PAS une validation de licéité par VHF.

7. Rôle de MCD et de VHF

MCD est un outil technique. VHF fournit le logiciel et l’infrastructure associés ; elle ne valide pas juridiquement chaque campagne, chaque liste, chaque Destinataire ni chaque contenu avant envoi.

VHF ne garantit ni la délivrabilité, ni le placement en boîte de réception (inbox), ni la réputation d’expéditeur, ni les résultats commerciaux, de prospection ou de conversion.

VHF n’est pas responsable des blocages, limitations, filtrages ou sanctions imposés par Microsoft, par le SMTP/IMAP du Client, par des opérateurs de messagerie, des listes noires ou par la réputation de domaine/boîte causés, en tout ou partie, par les pratiques du Client.

VHF peut limiter, suspendre ou cesser l’accès au Service, en tout ou partie, avec ou sans préavis selon la gravité, en cas d’abus, de spam, de fraude, de risque de sécurité, de violation des CG, de non-paiement, ou de demande d’une autorité compétente.

Sauf disposition écrite expresse contraire, VHF n’est pas l’expéditeur juridique des campagnes du Client au sens des lois applicables à l’envoi de courriers électroniques commerciaux.

8. Fournisseurs d’envoi et d’identité

L’envoi des campagnes du Client peut s’effectuer via Microsoft Graph / Microsoft Entra (OAuth délégué et/ou app-only avec contrôles Exchange RBAC selon configuration) et/ou via SMTP/IMAP configurés par le Client.

Le tenant Microsoft 365, le SMTP et l’IMAP choisis et contrôlés par le Client ne constituent pas des sous-traitants de VHF pour l’exécution de l’envoi des campagnes du Client : VHF fournit l’intégration technique ; le Client contracte directement avec ces fournisseurs.

Le Client doit respecter les conditions d’usage de Microsoft et de tout autre fournisseur. Un refus, une limitation ou une révocation par le fournisseur n’engage pas la responsabilité de VHF.

Les identifiants et secrets stockés par MCD pour le compte du Client sont chiffrés au repos, selon l’architecture du Service.

9. Suivi OPEN / CLICK — limites

Lorsque le suivi est activé, MCD peut enregistrer des événements d’ouverture via un pixel et de clic via une redirection.

Un événement d’ouverture signifie qu’un chargement du pixel a été détecté. Cela ne constitue PAS une preuve certaine de lecture humaine (proxies, scanners, préchargement, protections de confidentialité des clients mail, etc.).

Un événement de clic signifie qu’une requête sur le lien de redirection a été détectée. Cela ne constitue PAS une preuve certaine d’intention humaine (bots, scanners de sécurité, prévisualisations).

L’acceptation technique par le fournisseur d’envoi signifie que le fournisseur a accepté la requête technique. Cela ne signifie PAS que le message a été reçu, affiché, lu ou accepté par le Destinataire.

Le Client est responsable d’informer ses Destinataires lorsque la loi l’exige, et d’interpréter les statistiques à la lumière de ces limites.

10. Assistance par intelligence artificielle

Lorsque OpenAI et/ou Azure OpenAI sont configurés pour l’Organisation ou la plateforme, le Client peut utiliser des fonctions d’assistance à la rédaction.

Les contenus générés doivent être revus par un humain avant tout envoi. VHF ne garantit ni l’exactitude, ni l’absence de biais, ni la non-violation de droits de tiers dans les contenus générés.

Des événements d’usage peuvent être enregistrés à des fins de quotas et de facturation interne. Le Client reste responsable du contenu final envoyé.

11. Abonnements, prix et facturation

MCD propose une offre Free et des offres Paid. Les offres Paid peuvent être mensuelles ou annuelles, avec renouvellement automatique à l’échéance de la période en cours, sauf résiliation ou modification effectuée par le Client via les fonctionnalités du Service.

Les quotas, modules, nombre d’expéditeurs et prix applicables sont ceux présentés dans le Service et/ou dans l’offre commerciale au moment de la souscription ou de la modification. VHF peut faire évoluer le catalogue ; les modifications de prix applicables au Client suivent les règles de modification d’abonnement et, le cas échéant, de communication préalable.

Les paiements des abonnements Paid sont traités via Stripe. La facture fiscale officielle portugaise est émise par VHF via son circuit de facturation (Odoo / TOConline), distinct du runtime de paiement Stripe.

Le Client peut modifier son abonnement (upgrade, modules / expéditeurs, etc.) selon les fonctionnalités disponibles. Les downgrades et réductions de quotas s’appliquent en principe à l’échéance de la période déjà payée, sous réserve des règles spécifiques présentées dans le Service.

La résiliation de l’abonnement Paid par le Client produit ses effets à l’échéance de la période en cours : le Client conserve les prestations Paid jusqu’à cette date, puis bascule en Free ou cesse selon le cas.

Sauf droit impératif contraire (notamment droit de rétractation du consommateur lorsqu’il s’applique), aucun remboursement n’est dû pour les périodes déjà commencées ou déjà facturées. La fermeture de compte n’ouvre pas droit à remboursement des sommes relatives aux périodes en cours.

Les prix présentés dans MCD peuvent suivre une préférence de catalogue (EUR, CHF, USD ou BRL). Avant confirmation du paiement, MCD annonce le montant et la devise effectivement facturés par Stripe. Lorsque la devise d’affichage est payable (prix Stripe et circuit fiscal disponibles pour cette devise), le prélèvement s’effectue dans cette devise ; sinon le paiement Stripe est en EUR et le montant euro est annoncé avant la redirection, sans substitution silencieuse de devise. Un total de référence en EUR peut être présenté à titre d’information à côté de la devise d’affichage ; il ne se substitue pas à la devise et au montant facturés annoncés avant paiement. Stripe Tax n’est pas utilisé pour ajouter une taxe au checkout. La ventilation fiscale officielle (notamment TVA / IVA) est ensuite établie par VHF via Odoo / TOConline selon le profil de facturation du Client. NIF/TVA VHF : PT517024489.

12. Droit de rétractation (consommateurs)

MCD est un service SaaS fourni à distance. Lorsque le Client est un consommateur et que le contrat est conclu à distance, s’applique, sous réserve des conditions légales, le droit de rétractation de quatorze (14) jours prévu par le Decreto-Lei n.º 24/2014 du 14 février (droit portugais) et toute législation applicable.

Pour les Clients consommateurs (profil de facturation individuel), le parcours de checkout affiche les informations précontractuelles (prix, périodicité, renouvellement, résiliation, rétractation 14 jours, début immédiat de la prestation) et exige le consentement exprès du consommateur au début immédiat de la prestation avant paiement.

Si le consommateur exerce son droit de rétractation après avoir demandé le début immédiat de la prestation, il est tenu au paiement d’un montant proportionnel à ce qui a été effectivement fourni jusqu’au moment où il a communiqué l’exercice du droit de rétractation, conformément à la loi.

La perte du droit de rétractation n’intervient que lorsque les conditions légales d’exécution complète du service (prestation intégralement exécutée) et les autres exigences légales applicables sont réunies. Le modèle de formulaire de rétractation figure en Annexe II.

Les consommateurs peuvent exercer le droit de rétractation via l’Annexe II ou en contactant support@vhfsolution.com ou privacy@mailcontactdaemon.com.

Les Clients professionnels (B2B) ne bénéficient en principe pas du régime de rétractation du consommateur, sauf qualification légale contraire.

13. Fermeture de compte

Le Client peut demander la fermeture de son Compte via les fonctionnalités du Service. La fermeture est immédiate dans ses principaux effets opérationnels.

Effets immédiats typiques : Organisations suspendues ; campagnes non envoyables (campagnes en cours ou planifiées passent en pause) ; cessation de l’usage actif du Service pour le Compte fermé.

La fermeture de compte n’ouvre droit à aucun remboursement des sommes relatives aux périodes déjà commencées ou déjà facturées, sauf obligation légale impérative.

Pendant trente (30) jours après la fermeture, le Client peut en principe demander la réouverture du Compte. Si le Compte était en Paid valide au moment de la fermeture et que les conditions techniques / de facturation le permettent, le statut Paid peut être restauré ; si le Paid a expiré, le Compte rouvre en Free. La réouverture ne relance pas automatiquement les campagnes : le Client doit les réactiver consciemment.

Après environ trente (30) jours sans réouverture, VHF peut procéder à la purge des données opérationnelles MCD associées au Compte (organisations, contacts, campagnes, etc.). Des preuves minimales nécessaires aux obligations légales ou à la défense de droits peuvent subsister (par exemple preuves d’acceptation des documents juridiques ou enregistrements techniques sans données personnelles inutiles).

VHF NE promet PAS que absolument toutes les données disparaissent après la fermeture ou après la purge (copies dans des sauvegardes d’infrastructure, obligations légales, facturation et archives fiscales dans Odoo/TOConline hors MCD, etc.).

La suppression d’une campagne par le Client pendant la relation contractuelle est irréversible dans les systèmes actifs ; il n’existe pas de restauration self-service des campagnes définitivement supprimées.

14. Limitation de responsabilité

Sous réserve des règles impératives applicables, la responsabilité contractuelle globale de VHF au titre du Service est limitée au montant total effectivement payé par le Client à VHF pour MCD au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.

Dans les limites permises par la loi, sont exclus : les pertes indirectes ; la perte de chiffre d’affaires, de bénéfices, d’opportunités, d’avantage commercial ou d’atteinte à la réputation ; le blocage ou la dégradation de boîte mail ou de domaine ; l’indisponibilité ou les actes de tiers (Microsoft, SMTP/IMAP du Client, OpenAI/Azure OpenAI, opérateurs de messagerie, incidents cloud, etc.) ; l’interprétation erronée des statistiques d’ouverture, de clic ou d’acceptation technique par le fournisseur d’envoi.

Le plafond et les exclusions ci-dessus ne s’appliquent pas en cas de dol ou faute grave de VHF, de dommages à la vie, à l’intégrité physique ou morale ou à la santé, ni pour les autres responsabilités que la loi impérative n’autorise pas à limiter ou exclure (y compris droits du consommateur non exclusibles).

Rien dans les présentes CG ne signifie que « VHF n’est responsable de rien » : VHF assume les responsabilités que la loi et le contrat lui imposent, dans les limites ci-dessus.

15. Indemnisation

Le Client indemnise et garantit VHF, de manière raisonnable, contre toute réclamation de tiers résultant : (a) des Données Client ; (b) des campagnes et contenus envoyés ; (c) de l’absence de base légale ou de consentement ; (d) de l’usage de listes tierces ; (e) de la violation des CG ou des lois applicables par le Client ou ses Utilisateurs ; (f) de la configuration ou de l’usage des fournisseurs du Client.

Cette indemnisation ne s’applique pas dans la mesure où la réclamation résulte exclusivement et directement d’une faute grave ou d’un dol de VHF.

16. Propriété intellectuelle et confidentialité

MCD, son code, son interface, ses marques et documentations restent la propriété de VHF ou de ses concédants. Une licence d’usage limitée, non exclusive, non transférable, est concédée au Client pour la durée de la relation contractuelle.

Les Données Client restent la propriété du Client. Les feedbacks génériques non confidentiels peuvent être utilisés par VHF pour améliorer le Service.

Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre, sauf nécessité d’exécution du contrat, obligation légale ou accord préalable. VHF s’interdit de journaliser des identifiants, jetons, secrets client ou en-têtes d’autorisation en clair.

17. Modification des CG

VHF peut modifier les CG pour des motifs objectifs (notamment évolution du Service, exigences légales ou de sécurité, clarification contractuelle ou évolutions d’offre). Les versions sont identifiées (ex. CGU-MCD-1.0-fr).

En cas de modification matérielle, VHF la communique préalablement au Client / Utilisateur et indique la date d’entrée en vigueur. Lorsque la modification matérielle affecte substantiellement le contrat, le Client peut résilier le contrat avant cette date d’entrée en vigueur.

Une modification matérielle des CG peut exiger la réacceptation expresse des documents juridiques après authentification, lorsque la loi ou le Service l’exigent. VHF ne se limite pas à invoquer la seule poursuite d’utilisation comme unique mode d’acceptation des modifications matérielles applicables aux consommateurs (B2C).

Date d’effet de la présente version : 8 octobre 2026 à 15:40 UTC (2026-10-08T15:40:00.000Z). Dernière mise à jour : 2026-10-08.

18. Droit applicable et juridiction

Sous réserve des dispositions impératives applicables, les présentes CG sont régies par le droit portugais. La version en portugais européen (pt-PT) constitue la référence juridique en cas de divergence entre traductions, sauf règle impérative contraire.

Sous réserve des règles impératives applicables, les tribunaux portugais territorialement compétents pour le siège de VHF sont compétents pour connaître des litiges relatifs aux présentes CG.

Rien dans les présentes n’écarte une protection impérative dont bénéficierait le Client consommateur en vertu d’une loi non dérogeable. Les consommateurs peuvent s’adresser aux entités de règlement alternatif des litiges compétentes (notamment CICAP — https://www.cicap.pt/) et consulter https://www.consumidor.gov.pt.

19. Contact

Éditeur : VHF Solution Unipessoal Lda, NIPC 517 024 489, Rua das Oliveiras 35, 4520-626 São João de Ver, Santa Maria da Feira, Portugal.

Confidentialité / juridique : privacy@mailcontactdaemon.com. Support : support@vhfsolution.com.

Livre de réclamations électronique : https://www.livroreclamacoes.pt/inicio.

Service : https://mailer.mailcontactdaemon.com (alias : https://mailer.vhfmailer.com).

Annexe I — Accord de traitement des données (DPA)

La présente Annexe I (« DPA ») fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation / de Vente de MailContactDaemon (« CG »). En cas de conflit portant sur le traitement de données personnelles pour lequel VHF agit en tant que sous-traitant, le DPA prévaut sur les autres clauses des CG.

Responsable du traitement (Client) / Sous-traitant : VHF Solution Unipessoal Lda, NIPC 517 024 489, Rua das Oliveiras 35, 4520-626 São João de Ver, Santa Maria da Feira, Portugal. Contact : privacy@mailcontactdaemon.com.

A1. Objet, durée et nature

Objet : le traitement par VHF des données personnelles des contacts / prospects / destinataires importés ou gérés par le Client dans MCD (« Données Client » au sens du présent DPA), strictement pour fournir le Service (stockage, campagnes, envoi technique via les fournisseurs du Client, réponses inbound / Catch Leads, statistiques techniques, exclusions / désinscription, support Client).

Durée : pendant la relation contractuelle et tant que les données demeurent dans MCD, y compris la période de fermeture de compte (jusqu’à 30 jours) et les obligations légales résiduelles.

Nature et finalité : traitement automatisé sur infrastructure cloud, limité à l’exécution du Service selon les instructions documentées du Client.

A2. Rôles

Le Client est responsable du traitement pour les contacts / prospects / destinataires qu’il importe, charge ou génère dans MCD, ainsi que pour la base légale, l’information des personnes et le respect des lois marketing applicables.

VHF est sous-traitant lorsqu’elle traite ces Données Client pour fournir MCD pour le compte du Client.

Pour les données de compte MCD (utilisateurs, facturation, authentification, preuves d’acceptation des documents juridiques, support), VHF est responsable du traitement — voir Politique de confidentialité (section A). Ce traitement n’est pas l’objet du présent DPA.

A3. Catégories de données et de personnes

Personnes concernées : contacts / prospects / destinataires du Client ; éventuellement expéditeurs de réponses inbound liées aux campagnes. Les Données Client peuvent inclure des données de mineurs lorsque le Client les introduit — le Client reste responsable ; VHF agit en sous-traitant au titre du présent DPA.

Données typiquement traitées : identifiants de contact, métadonnées de campagne et d’envoi, événements techniques d’envoi (y compris l’acceptation technique par le fournisseur d’envoi, ouvertures/clics si le suivi est actif, rejets), réponses inbound / Catch Leads, exclusions / désinscription, assets e-mail référencés.

Le Client ne doit pas charger de catégories particulières de données (art. 9 RGPD) sauf base légale et accord écrit avec VHF. MCD n’est pas conçu à cette fin.

A4. Instructions documentées

VHF ne traite les Données Client que selon les instructions documentées du Client — y compris pour d’éventuels transferts internationaux —, notamment via l’usage des fonctionnalités MCD, la configuration des campagnes / envois, les interfaces documentées, l’export, la fermeture de compte et les demandes écrites de support alignées sur le Service.

Exception : VHF peut traiter des Données Client lorsque le droit de l’Union européenne ou le droit national applicable lui impose ce traitement. Dans ce cas, VHF informe préalablement le Client de cette obligation légale, sauf si le droit applicable interdit cette information pour un motif important d’intérêt public.

VHF informe immédiatement le Client si elle estime qu’une instruction viole le RGPD ou le droit de l’Union / national applicable en matière de protection des données, et peut refuser l’exécution jusqu’à clarification.

VHF n’utilise pas les Données Client pour son propre marketing ni pour enrichir des bases tierces.

A5. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les Données Client sont soumises à une obligation de confidentialité appropriée et à des contrôles d’accès.

Il est interdit de journaliser des identifiants, jetons, secrets client ou en-têtes d’autorisation en clair.

A6. Sécurité (art. 32 RGPD)

Conformément à l’article 32 du RGPD, VHF applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, compte tenu de l’état de l’art, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes.

Ces mesures comprennent, de manière durable et sans préjudice de leur évolution technique : contrôles d’accès ; isolation logique multi-tenant ; chiffrement approprié des secrets / identifiants ; confidentialité ; intégrité et disponibilité adaptées aux risques ; capacité raisonnable de restauration ; et évaluation / tests périodiques des mesures lorsque cela est approprié.

Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue. Le Client doit protéger ses comptes, fournisseurs et terminaux.

A7. Assistance aux droits des personnes

VHF assiste raisonnablement le Client pour répondre aux demandes des personnes concernées relatives aux données traitées au titre du présent DPA, dans la mesure où le Client ne peut le faire seul via MCD.

Le Client reste l’interlocuteur principal des personnes pour ses contacts / campagnes.

A8. Assistance aux art. 32 à 36 RGPD

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont VHF dispose, VHF assiste raisonnablement le Client dans le respect des obligations découlant des articles 32 à 36 du RGPD, notamment : (a) sécurité du traitement (art. 32) ; (b) notification des violations de données à l’autorité de contrôle et communication aux personnes (art. 33 et 34), le cas échéant ; (c) réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données — AIPD / DPIA (art. 35) ; et (d) consultation préalable de l’autorité de contrôle (art. 36), lorsqu’elle est requise.

L’assistance est fournie de manière raisonnable et proportionnée, sur demande du Client et avec les informations dont VHF dispose.

A9. Notification des violations de données

VHF notifie le Client sans retard indu après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles affectant des Données Client traitées au titre du présent DPA, avec les informations raisonnablement disponibles.

Contact : privacy@mailcontactdaemon.com.

A10. Sous-traitants ultérieurs

Le Client confère à VHF une autorisation générale écrite de recourir à des sous-traitants ultérieurs nécessaires au traitement des Données Client au titre du présent DPA, limitée aux prestataires qui traitent effectivement ces Données Client.

Avant tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur, VHF informe préalablement le Client, avec un délai raisonnable permettant une objection motivée fondée sur le RGPD. En cas d’objection légitime, les parties coopèrent de bonne foi pour trouver une solution raisonnable ; à défaut, le Client peut cesser le service concerné ou la relation contractuelle selon les CG.

VHF impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles du présent DPA. VHF demeure responsable envers le Client de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au RGPD.

Liste actuelle (sous-traitants ultérieurs Art. 28 relatifs aux Données Client) :

Microsoft Azure — hébergement de l’infrastructure MCD (y compris le stockage des Données Client) — Spain Central, Union européenne.

OpenAI Platform et/ou Azure OpenAI — uniquement si l’assistance IA est activée et si des Données Client (ou contenus qui en dérivent) sont effectivement transmises à ces prestataires dans le cadre des fonctionnalités de rédaction.

Ne figurent pas dans cette liste DPA les prestataires qui traitent uniquement des données de compte / facturation pour lesquelles VHF est responsable du traitement (par exemple Stripe, Odoo, TOConline, e-mails de plateforme de facturation) : ces traitements sont décrits dans la Politique de confidentialité.

Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de VHF pour l’envoi des campagnes Client : le tenant Microsoft 365, SMTP ou IMAP choisis et contrôlés par le Client.

A11. Transferts internationaux

Les composants d’hébergement principaux de MCD sont sur Microsoft Azure — Spain Central — Union européenne. Lorsque l’assistance IA est activée et que des Données Client sont transmises à OpenAI / Azure OpenAI, des traitements hors EEE peuvent intervenir.

Lorsqu’un transfert international est nécessaire, VHF a recours à une décision d’adéquation, aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (CCT / SCC), ou à un autre mécanisme valide reconnu par le droit applicable.

Des informations complémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à privacy@mailcontactdaemon.com.

Le Client reconnaît que l’usage de fournisseurs qu’il configure (Microsoft 365, SMTP, IMAP, etc.) peut entraîner des transferts additionnels sous sa responsabilité.

A12. Suppression / restitution (art. 28 § 3 g) RGPD)

Pendant le contrat, le Client peut exporter ses contacts (CSV self-service) et gérer / supprimer des données via les fonctionnalités disponibles.

Fermeture de compte : suspension immédiate ; réouverture possible pendant 30 jours ; après 30 jours, purge des données opérationnelles MCD, sous réserve de conservation exigée par le droit de l’Union / national ou de preuves minimales nécessaires à la défense de droits.

Conformément à l’article 28 § 3 g) du RGPD, au terme des services de traitement, VHF, au choix du Client, supprime ou restitue les Données Client et supprime les copies existantes, sauf si le droit de l’Union ou le droit national exige leur conservation.

Une restitution complémentaire raisonnable requise par l’art. 28 peut être demandée à privacy@mailcontactdaemon.com AVANT la purge définitive (par exemple pendant le délai de réouverture de 30 jours). VHF ne s’oblige pas à fournir un export intégral self-service de toutes les métadonnées techniques.

La suppression d’une campagne par le Client est irréversible dans les systèmes actifs.

A13. Audits

VHF met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent DPA et permet / contribue aux audits et inspections réalisés par le Client ou par un auditeur qu’il mandate.

Des règles raisonnables de préavis, de confidentialité, de sécurité, de non-perturbation du Service et de fréquence peuvent s’appliquer, sauf urgence, incident, exigence réglementaire ou suspicion raisonnable de non-conformité.

Ces règles d’organisation ne rendent pas le droit d’audit illusoire. Les coûts d’audits de routine peuvent être partagés ou supportés par le Client de manière raisonnable ; VHF n’utilise pas l’allocation des coûts pour empêcher l’exercice du droit d’audit en cas d’urgence, d’incident, d’exigence réglementaire ou de suspicion raisonnable de non-conformité.

A14. Droits du responsable du traitement (synthèse)

Sans préjudice des autres clauses du présent DPA et des CG, le Client, en tant que responsable, a notamment le droit de : (a) donner et modifier des instructions documentées ; (b) recevoir les informations nécessaires à la démonstration de conformité ; (c) exercer le droit d’audit ; (d) être informé préalablement des nouveaux sous-traitants ultérieurs ; (e) s’y opposer pour motif légitime fondé sur le RGPD ; et (f) choisir, en fin de traitement, la restitution ou la suppression des Données Client, sous réserve des obligations légales de conservation.

A15. Obligations du Client et indemnisation

Le Client garantit la base légale, l’information des personnes, la qualité et l’origine des données, le respect anti-spam / marketing, la gestion immédiate des désinscriptions, la configuration correcte des fournisseurs et le caractère licite des campagnes.

Le Client indemnise raisonnablement VHF contre les réclamations de tiers découlant des Données Client, contenus ou usage illicite.

Cette répartition contractuelle des responsabilités entre VHF et le Client ne réduit pas les droits des personnes concernées ni les responsabilités impératives du RGPD, et n’est pas opposable aux personnes concernées ni aux autorités de contrôle.

Annexe II — Modèle de formulaire de rétractation

(Veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire uniquement si vous souhaitez vous rétracter du contrat.)

À l’attention de : VHF Solution Unipessoal Lda, Rua das Oliveiras 35, 4520-626 São João de Ver, Santa Maria da Feira, Portugal. E-mail : privacy@mailcontactdaemon.com ou support@vhfsolution.com.

Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la prestation du service MailContactDaemon.

— Nom du consommateur : ________________________________

— Adresse : ____________________________________________

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— Date de la commande / souscription : _________________

— Date : ____________________

— Signature du consommateur (uniquement si ce formulaire est notifié sur papier) : ____________________